Melhorar a eficiência nas oficinas

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A eficiência nas oficinas automóveis é, atualmente, um valor em alta que lhe permitirá destacar-se e obter uma vantagem competitiva. A eficiência assume especial importância num contexto que evolui rapidamente e onde aparece uma nova geração de clientes que valorizam mais o seu tempo e são mais exigentes

O facto de se ser eficiente, isto é, atingir os objetivos da oficina de forma ágil, diligente e correta, minimizando erros, permitirá otimizar os recursos utilizados e melhorar os processos cruciais do negócio, o que resultará em maior satisfação dos clientes e em poupança.

À utilização de novas tecnologias, como soluções de orçamentação online, ferramentas de gestão DMS, etc., e outros fatores relacionados com a maquinaria da oficina ou com os produtos, somam-se outros aspetos relacionados sobretudo com uma mudança de mentalidade e uma nova forma de entender o negócio de reparação de automóveis.

Em seguida, indicamos algumas das práticas que podem ter um impacto positivo na eficiência das oficinas de reparação de automóveis:

Liderança
O líder da oficina não tem apenas de se encarregar de supervisionar, monitorizar e controlar. Deve também estar empenhado na melhoria contínua e transmitir o seu empenho ao resto da equipa, apostando numa atitude estratégica e de planificação, assim como, implantando a formação contínua.

Neste período de grande incerteza que estamos a viver, deve mostrar uma postura de coragem, confiança e esperança num futuro risonho e numa rápida travessia da crise. Mais do que palavras e ideias fortes, é imprescindível tomar decisões consolidadas e ganhadoras, acautelando a segurança e o sucesso dos mais próximos: clientes e colaboradores.

Objetivos e funções
Devem-se definir claramente os objetivos da oficina de reparação e dá-los a conhecer à equipa, para além de se transmitir quais são as funções e tarefas de cada elemento integrante para que, deste modo, o trabalho do mesmo esteja alinhado com a filosofia e com as metas da empresa e se evitem dúvidas ou desvios que poderiam dar lugar a perdas de tempo, erros, duplicações…

Conhecer os objetivos, tanto individuais como de grupo, é uma alavanca que facilita o trabalho dos funcionários e contribui para um maior rendimento. Não basta apenas considerar os objetivos da oficina automóvel a curto prazo, mas também os respetivos objetivos a médio e longo prazo, assim como ter em conta prognósticos de procura futura dos produtos e serviços da oficina para se ter claro o rumo e se poder tomar decisões de acordo com a respetiva consecução.

Distribuição de tarefas
Para além de se estabelecerem os objetivos, deve-se conceber e definir o processo de trabalho da oficina, isto é, o conjunto de tarefas cujo fim é oferecer produtos e serviços que gerem valor para o cliente. Quais são as tarefas do fluxo de trabalho da oficina? Como se realizam? Que ferramentas e materiais requerem? Quem são os responsáveis por cada tarefa? Todas estas perguntas podem ajudar no controlo do fluxo de trabalho, assim como no estudo do mesmo para se poderem otimizar tarefas. As agendas e a priorização de tarefas podem ser úteis.

Comunicação e colaboração
A colaboração permite aumentar o rendimento e a produtividade através do intercâmbio de conhecimentos e opiniões, da disponibilização de ideias criativas e de uma boa comunicação. As reuniões, e a comunicação em geral, possibilitam a transmissão de objetivos, a recolha de feedback da equipa, o intercâmbio de ideias… para além de contribuírem para o envolvimento da equipa.

Melhoria contínua
Fomentar a colaboração, incentivar o intercâmbio de ideias, premiar as propostas que contribuam para a melhoria da oficina, são exemplos de ações que podem propiciar a instauração da cultura de melhoria contínua. A orientação para a melhoria e para a máxima qualidade ajudarão a diminuir erros e a reduzir a possibilidade de um cliente ficar insatisfeito, para além de evitarem o desperdício de recursos na oficina.

Formação
A formação é fundamental para aumentar a competitividade e o rendimento na oficina. Um trabalhador formado terá mais conhecimento e recursos para responder às exigências do negócio. Além disso, a formação permitirá aos funcionários das oficinas automóveis responderem às novas exigências e evoluções do mercado (por exemplo, veículos conectados, elétricos…), adaptarem-se mais rapidamente às mudanças ou adquirirem novas competências que permitam incrementar a qualidade do trabalho e do serviço, entre outras vantagens.

Reconhecimento
O facto de se reconhecer o trabalho bem feito, o esforço e a dedicação do funcionário ou da equipa, contribui para aumentar a satisfação e motivação dos profissionais da oficina, influenciando positivamente o rendimento dos mesmos. O reconhecimento pode ser de diferentes tipos, tais como gratificações, refeição com a equipa ou felicitação mediante conversa informal. Além disso, o reconhecimento serve de guia e reforço sobre as boas práticas e competências na oficina.

Para finalizar, se a oficina pretende comprovar o seu grau de eficiência, pode socorrer-se da monitorização e de métricas, as quais lhe servirão de apoio à tomada de decisões.