Organização do espaço trabalho: A sua oficina está demasiado cheia?

A organização do espaço de trabalho com mais eficácia poderá ser a chave para a produtividade e a rentabilidade da oficina. Um espaço de trabalho limpo é um espaço de trabalho eficiente

Quando abre a sua oficina de manhã gasta os primeiros 10 minutos a levar automóveis para o exterior? Os seus clientes e funcionários não têm um lugar garantido para estacionar? Fica retido pelos automóveis que se bloqueiam uns aos outros, não sendo possível deslocarem-se na oficina? Ao fechar a oficina repete o mesmo procedimento da manhã e não tem a certeza se consegue levar todos os automóveis para dentro? Apresentamos a seguir alguns motivos comuns para a sua oficina estar demasiado cheia e algumas formas de resolver este problema.

Atribuir prioridades
Se a sua oficina trata de projetos de curto e de longo prazo, os projetos de longo prazo têm a tendência para evoluírem mais lentamente, independentemente das medidas de mitigação que possa implementar. Se procede à manutenção e substituição de motores, esses automóveis nem sempre ficam prontos rapidamente. É provável que os seus técnicos sejam arrastados para os trabalhos de curto prazo para faturar algum dinheiro rápido, enquanto os automóveis de longo prazo ficam a apanhar pó. Em vez de aceitar apenas um depósito adiantado e depois o restante aquando da recolha, defina um trabalho grande com o seu cliente desta forma:

1. O cliente entrega o automóvel e paga os materiais de que irá precisar para executar o trabalho.

2. Acorda com o cliente que o automóvel será recolhido no prazo de duas semanas. Isto dá-lhe tempo suficiente para reparar o automóvel, corrigir quaisquer imperfeições e resolver todos os problemas de funcionamento.

3. O cliente concorda em pagar-lhe metade do valor após uma semana e o restante aquando da recolha.
Esta estrutura mantém o dinheiro a entrar e vincula-o a um prazo, ao mesmo tempo que lhe confere um período de salvaguarda caso tenha de resolver algum problema inesperado. O seu cliente fica satisfeito por poder pagar em prestações.

Inação
Talvez tenha um automóvel que é um projeto pessoal que já não vê a luz do dia há um ano. Talvez um cliente tenha deixado de atender o telefone e simplesmente deixou o automóvel consigo. Infelizmente, nenhum destes automóveis representa muito valor para o seu negócio. No entanto, representam um custo. Custam-lhe espaço e tempo. À medida que o espaço dos imóveis se torna mais caro e que há mais exigências ao seu tempo, ter um automóvel extra nas instalações aumenta as suas perdas. Se o seu preço de mão de obra é de 60€ à hora e o automóvel que está parado a um canto lhe toma 10 minutos do seu tempo por dia (em bloqueios, para o deslocar e procurar peças à sua volta), custa-lhe cerca de 2.500€ por ano, só em tempo.

Sobrelotação
Se é bom naquilo que faz, os clientes vão exigir que aceite os seus automóveis.  Se tem dificuldades em dizer não, a sua oficina vai encher rapidamente. Enquanto vê que a sua oficina possui uma lotação confortável, poderá sentir-se tentado a receber o automóvel tão rapidamente quanto possível, para que o cliente não vá à concorrência. Ao receber o automóvel, o cliente concorda em deixá-lo consigo durante algum tempo. A sobrelotação não tem como único resultado uma oficina cheia. Reflete desorganização, fraco planeamento e falta de confiança no seu valor.

Atrasos no trabalho
Planeou as suas marcações meticulosamente, não tem sobrelotação, a sua lista de espera é bem gerida e tratou de todos os automóveis que estavam empatados a um canto, mas continuam a existir situações em que a sua oficina pode ficar demasiado cheia. Quando um fornecedor tem uma encomenda em atraso, um técnico fica doente ou se verificam danos imprevistos num automóvel, pode tornar-se impossível cumprir um prazo. Se não tiver um plano de contingência implementado, as suas marcações seguintes vão chegar e os atrasos vão começar a acumular-se. Tem de ter um plano implementado para quando os trabalhos se atrasam. Apresentamos um plano genérico:

1. Estabeleça um novo prazo o mais rapidamente possível. Contacte os fornecedores, certifique-se de que a sua equipa está saudável e preveja quanto tempo vai demorar a reparar os danos.

2. Fale com as suas marcações seguintes. Se precisar de adiar um dia ou dois, informe os clientes. Visto que já fizeram a marcação, é provável que concordem com um ligeiro ajuste.

3 Faça algumas alterações, se for necessário. Se um fornecedor não lhe puder entregar uma peça durante um mês, peça um reembolso e encontre um fornecedor alternativo. Se não houver alternativas, o cliente pode levar o automóvel tal como está? Se o automóvel não puder circular legalmente e em segurança sem a peça em falta, pode guardar esse automóvel. Nesse caso, adie as marcações. Não se esqueça de prever tempo para tratar do automóvel guardado quando a peça chegar. l