Como avaliar o trabalho na oficina
Medir a eficiência, a ocupação e a produtividade da oficina é um trabalho que até agora muitas oficinas realizavam mais à vista desarmada do que com base em dados precisos. Mas se dispusermos das ferramentas tecnológicas apropriadas podemos antecipar-nos a futuros problemas e aumentar a rentabilidade da oficina.
Uma das variáveis que nos podem ajudar a aumentar e eficiência, e portanto, a melhorar a nossa rentabilidade é a medição de tempos na oficina. Este parâmetro consiste, basicamente, na contabilização dos tempos investidos pelo pessoal da oficina nas reparações e no posterior tratamento dos mesmos, com o objetivo de obter índices de gestão que proporcionem informação sobre a eficiência da oficina para desenvolver a sua atividade.
Que informação devemos gerir para avaliar o trabalho na nossa oficina? Para podermos medir e avaliar, é necessário entender primeiro algumas definições e começar a registar alguns dados básicos.
Por um lado, temos as horas faturadas, que são refletidas em cada ordem de reparação e que são pagas por cada cliente (seja particular, seguradora, empresa de renting…). Por outro, há que ter em consideração as horas trabalhadas, as horas que o mecânico se encontra na oficina. A estas, é necessário somar as horas de formação, licenças, baixas, férias, etc., que serão as horas disponíveis, ou seja, as horas que teríamos à nossa disposição decorrentes da vinculação contratual do funcionário com a nossa oficina.
Por conseguinte, as horas produtivas são as horas efetivas que o mecânico trabalha em cada reparação (horas trabalhadas menos descansos e outros “tempos mortos”). Entre estes “tempos mortos” encontram-se também os tempos de demora em que as reparações são interrompidas por causas alheias ao mecânico (falta de peças de substituição, de ferramentas, etc.).
Portanto, é importante registar as demoras, assim será possível detetar, por exemplo, necessidades de formação, de equipamento ou de melhorias na gestão das peças de substituição.
Deste modo, analisando a frequência das demoras e os respetivos motivos, é possível detetar as causas. Por exemplo, se as demoras resultam da falta de peças de substituição, será necessário analisar como são geridas as compras na oficina. Neste último caso, dispor de ferramentas tecnológicas que incluam a gestão de peças de substituição permite reduzir ao máximo estes tempos até à entrega na oficina.
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