“Dados são fator chave para maximizar eficiência oficinal”, António Costa, Auto Furtado

A gestão oficinal ainda é um trabalho que muitas oficinas fazem mais por intuição do que com base em informação estatística do seu negócio. Mas não se pode gerir adequadamente aquilo que não se mede, pois são os dados de negócio que permitem que uma oficina tenha a capacidade de antecipar cenários, otimizar os seus recursos e aumentar a sua margem de negócio. E de que forma?

O primeiro passo é dotar a oficina de um sistema que faça a medição dos tempos de trabalho dos técnicos para posteriormente trabalhá-los de forma a obter os indicadores de performance que permitirão analisar a eficiência da oficina. Este sistema de medição deverá permitir à oficina obter os seguintes dados, em termos de horas:

– totais de trabalho (todas as horas potenciais de trabalho do técnico na oficina);

– de formação;

– de baixa, licenças ou outras ausências;

– trabalhadas (horas totais de trabalho menos ausências);

– produtivas (horas efetivamente trabalhadas nas ordens de reparação);

– faturadas (horas faturadas ao cliente);

– trabalhadas em serviços de garantia ou trabalhos internos;

– de pausa (para descanso);

– de paragens forçadas (por exemplo, ausência de peças ou ferramentas).

Com estes dados conseguimos resposta a algumas questões cruciais para uma melhor gestão oficinal e consequente otimização do negócio, como, por exemplo, qual a taxa de ocupação dos técnicos, ou seja, do total de horas de trabalhadas, quantas foram efetivamente produtivas.

Atingir números acima de 90% é uma boa referência, sendo que o ideal é termos valores próximos de 100%. Para que tal aconteça, a oficina deve ter os seus processos muito bem oleados para evitar pausas do técnico por falta de peças ou ferramentas. Por seu turno, o técnico poderá também ter um contributo importante se, nas suas pausas, conseguir colocar alguns processos automatizados a correr, tornando assim estes tempos como produtivos.

Por outro lado, é essencial ter dados que permitam analisar a eficiência dos técnicos, isto é, fazer o cálculo das horas produtivas quantas é que foram faturadas. Mais uma vez, o objetivo deverá ser atingir sempre valores próximos de 100%. Este indicador permite-nos também perceber se o técnico poderá precisar de mais formação ou se as ferramentas ou máquinas poderão estar a afetar a sua eficiência.

Outro indicador importante que podemos obter é a rentabilidade dos técnicos, ou seja, das horas totais trabalhadas, quantas é que foram efetivamente faturadas. O técnico pode ser eficiente nas horas produtivas (horas efetivamente faturadas nas ordens de reparação), mas no total de horas trabalhadas ser pouco rentável.

E este cenário pode dever-se a várias razões: pausas para além do contratado, layout e organização da oficina que pode obrigar o técnico a ter muitas perdas de tempo entre as operações efetuadas, ausência de peças ou ferramentas para executar o serviço, ausência de serviço, entre outros fatores.

Por isso, ao contrário do que possa parecer, o prejuízo de uma hora de mão de obra não produtiva não reside apenas no valor da mão de obra que deixamos de vender, mas sim no valor da mão de obra mais o respetivo valor de peças que deixamos de vender isto porque, por cada hora trabalhada por um técnico numa viatura, existe um valor potencial de peças a serem vendidas. Para além deste efeito financeiro direto, existem também as ineficiências criadas na organização e gestão da oficina aquando dessas horas perdidas de venda.

Assim, é fácil perceber que adotar uma abordagem baseada em dados com a implementação de um sistema de medição adequado, possibilita uma gestão oficinal mais assertiva, otimizando assim recursos e impulsionando o crescimento e o sucesso do negócio.