Importância da contabilidade organizada

Para muitos proprietários de oficinas, a contabilidade e aquilo que a esta diz respeito é algo que está certo, mas apenas para contabilistas. Reconhecem a importância de uma contabilidade organizada, mas não lhe dão a devida atenção. A demografia dos proprietários de oficinas ajuda-nos a perceber esta realidade.

A maioria são técnicos em primeiro lugar e empresários em segundo. Por todo o país, a história por detrás da maioria das oficinas envolverá um bom técnico cujos conhecimentos fundamentais se baseiam na reparação de veículos e que de repente, passou a ser proprietário de uma oficina. Não se pode gerir uma oficina quando se está por baixo de um veículo, perante o mercado cada vez mais competitivo de hoje em dia. O proprietário da oficina tem de se adaptar à gestão do negócio em vez de ser o negócio a geri-lo a ele.

É claro que o negócio é a reparação de veículos e a experiência da maioria dos proprietários ou gestores de oficinas é nesta área. No entanto, é sua responsabilidade, e não do seu contabilista, controlar e gerir os seus números. Ter a capacidade de refletir a saúde e a robustez do seu negócio em qualquer altura ou num período específico é crucial para o seu sucesso.

O seu contabilista apenas o aconselhará sobre as informações a fornecer. Tudo na sua oficina dependerá da qualidade dessa informação e da exatidão desses números. Os números e a contabilidade só são úteis se forem utilizados como um meio para atingir um fim, um catalisador para mudar comportamentos, processos e atitude, a fim de mudar a direção do negócio para um melhor desempenho financeiro no futuro.

Em suma, é crucial compreender os números, especialmente os indicadores-chave de desempenho (KPI), que informam rapidamente em que medida o negócio se encontra bem ou não. Na realidade, sem ter um conhecimento sólido de onde vêm os números e o que eles mostram, o proprietário da oficina não pode sequer começar a discutir a situação financeira da empresa com o seu contabilista.
Embora os termos “KPI” ou “métricas” possam fazer-nos pensar em algo complexo, o certo é que se baseiam em valores e dados que a oficina gere no seu dia a dia, e conhecê-los facilitará o seu controlo e gestão.

As métricas permitem à oficina conhecer os seus pontos fortes e detetar áreas a melhorar, além de proporcionar uma visão mais abrangente do ponto em que se encontra e, portanto, maior controlo e melhor capacidade de reação. Desta forma, se analisarmos que aspetos poderão ser mais relevantes numa oficina de reparação, o primeiro deles será, sem dúvida, a faturação. Assim, um bom KPI será o número de vendas mensais, o que nos poderá levar, por exemplo, a monitorizar os orçamentos realizados e os aceites, para podermos realizar uma análise comparativa.

Outros indicadores chave na oficina serão a produtividade, que mede o nível de atividade produtiva do tempo da oficina; a eficiência operacional; margens sobre vendas; eficiência geral da oficina e tempos de ciclo. Conhecer a taxa de fidelização de clientes, inclusivamente, qual poderia ser o melhor horário de atendimento, monitorizando as horas e o número de clientes que entram em cada intervalo, poderiam ser outros KPIs interessantes para o seu negócio.

Procure controlar os seus KPI diariamente, semanalmente e mensalmente e tudo o resto irá funcionar por si só.