Eficiência e Produtividade Oficinal
A melhoria da Eficiência e da Produtividade são dois dos objetivos principais das oficinas quando querem aumentar a rentabilidade e assim assegurar a continuidade do negócio. Tendo em conta a grande competitividade do mercado e as exigências técnicas e de serviço por parte do cliente, as oficinas, devem realizar uma adequada e rigorosa gestão dos tempos.
O Jornal das Oficinas apresenta-lhe algumas ‘regras básicas’ para não perder o fim à meada
Há já algum tempo que se incluiu o termo “KPI” na melhoria e controlo da gestão da oficina. A sigla KPI resulta do inglês “Key Performance Indicator”, cujo significado em português será Indicador Chave de Desempenho. Os KPI são, portanto, indicadores baseados em valores obtidos do desempenho da oficina que permitem medir, analisar e controlar a situação e o progresso da mesma segundo a evolução destes dados, com o objetivo de detetar pontos de melhoria e tomar decisões. Os sistemas de gestão facilitam a tarefa de obtenção destes valores para a análise e controlo por parte da gerência da oficina. Há que ter em conta que os KPI devem ser específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e temporários. E incluídos nos KPI cruciais para a gestão da oficina encontram-se, entre outros, a eficiência e a produtividade. Para se alcançar o objetivo da melhoria destes valores nas oficinas, será preciso saber como se calculam e quantificá-los, para analisar a situação inicial, visto que para podermos melhorar algo devemos saber em primeiro lugar a situação em que nos encontramos.
A eficiência é um fator crucial para a oficina. Pode-se calcular matematicamente dividindo o total de horas de trabalho vendidas (horas faturadas) pelo total das horas reais trabalhadas (horas produtivas) e multiplicando o valor por 100 para se obter uma percentagem. O valor obtido deve rondar 120%. Este cálculo pode ser realizado para a oficina em geral, pode ser especificado para as diferentes áreas ou, inclusivamente, por operário.
A produtividade também é um indicador relevante e calcula-se dividindo as horas reais trabalhadas (horas produtivas) pelas horas disponíveis, ou seja, total de horas estabelecidas por acordo que um operário deve estar no seu posto de trabalho, mais as possíveis horas extra, e multiplicando o valor por 100 para se obter uma percentagem. Este índice deve rondar os 85-90% e indica a proporção entre o tempo investido em trabalhos que são faturados em relação às horas presenciais. Ambos os valores exigem que a oficina disponha de um sistema de picagem para controlar as horas produtivas de cada um dos técnicos. Quando se obtêm baixos valores destes índices, tal facto pode dever-se a vários problemas, como: trabalhos não faturados por erro, baixo nível de entradas na oficina, repetições de trabalhos por erros, baixa qualificação dos operários, falta de formação ou de motivação, equipamentos e/ou instalações inadequadas ou manutenção incorreta das mesmas, fraca organização da oficina, distribuição errada da oficina ou falta de espaço. A melhoria destes dois KPI exige, por parte da oficina, uma análise de todos os processos de trabalho, não só dos trabalhos de reparação, para agilizar os processos e detetar tempos mortos ou de espera, assim como dos congestionamentos que podem ocorrer em determinadas áreas. Nos tempos mortos ou de espera também se incluem os tempos resultantes da falta de peças de substituição, produtos ou ferramentas. Para melhorar os índices de eficiência e produtividade na oficina e, em especial, na área de pintura, é recomendável a realização das seguintes ações: Dispor de um sistema de gestão informatizado; Adequada distribuição e organização da oficina; Pessoal qualificado e motivado; Priorização da satisfação do cliente; Recursos Humanos e horas disponíveis para faturar, entre outras “ferramentas” essenciais.
Saiba mais sobre cada uma destas técnicas de serviço e das principais conclusões no artigo completo aqui, na edição impressa do Jornal das Oficinas, de dezembro/janeiro.
