Gestão financeira e operacional de mãos dadas

Conhecer o volume de negócios e o número de clientes, se tira partido das redes sociais ou como responde aos seus clientes são fundamentais para uma boa gestão da oficina. Na hora de procurar resposta sobre onde ir buscar a rentabilidade convém ter presentes duas máximas importantes: Procurar a rentabilidade sem descurar a Qualidade, e Pensar que a rentabilidade melhora-se desde que o veículo entra na oficina até depois de sair reparado

A transformação de mecânicos em empresários já devia ter ocorrido há muito tempo. As oficinas que se concentram apenas na reparação de veículos, sem prestar atenção à gestão adequada do negócio, podem conseguir sobreviver durante um certo período de tempo. Mas o seu futuro não será muito risonho se não começarem a gerir o seu negócio com sucesso, tentando tirar o máximo partido dos seus trabalhadores e aproveitando ao máximo cada hora de trabalho. É preciso ter em conta que a competitividade no sector da reparação é muito elevada, com um grande número de estabelecimentos e cada vez mais bem preparados. Conhecer o número de clientes ou os dados de faturação é fundamental para gerir bem o negócio e obter bons resultados. Ter também uma equipa formada, instalações e equipamentos adequados, software especializado, uma estratégia e boas práticas.

Mão de obra é o custo mais importante
Quando realizar as suas análises de rentabilidade é muito importante ter consciência de que a mão de obra é o principal componente de um orçamento de reparação de veículos e um dos custos mais importantes da oficina. A mão de obra é um dos primeiros conceitos em que algumas oficinas tentam poupar, cometendo um grave erro. A redução das margens de mão de obra apenas conduz a uma redução do custo do trabalho realizado pelos profissionais da oficina. Deve ser estabelecido um equilíbrio honesto e sincero, imputando a mão de obra na medida certa, mas te≠ndo consciência de que tem um custo e que nunca deve ser oferecido. É por isso que é essencial ser transparente com os seus clientes, uma vez que esta é uma questão muito sensível para eles. Neste sentido, ter uma lista de tarifas com os preços horários dos serviços e bem à vista do cliente pode ajudar enormemente. Para rentabilizar a mão de obra, a oficina tem de melhorar o tempo investido em cada serviço, otimizar o desempenho do trabalho (sendo mais eficiente irá reduzir custos e obter mais trabalho) e na organização dos processos na oficina.

Manter-se independente ou aderir a uma Rede?
Hoje em dia é cada vez mais difícil sobreviver como oficina independente. Pertencer a um grupo de oficinas afiliadas a fornecedores dá-lhe uma vantagem competitiva para avançar com a sua oficina: melhora a sua imagem corporativa, dá-lhe acesso a extensas bases de dados, forma-o técnica e comercialmente, tem software de diagnóstico em permanente atualização e oferece consultoria técnica constante. É impossível que a oficina independente por si só tenha acesso à qualidade e quantidade de informação oferecida pelos grupos através das suas cadeias de membros. E também é impossível aceder às condições de compra vantajosas que são tratadas nestes grupos, perdendo-se assim oportunidades valiosas.

Software integrado
Para gerir a sua oficina a todos os níveis pode encontrar uma multiplicidade de programas no mercado, alguns sob a forma de software que precisa de ser instalado nos seus computadores e outros que funcionam com aplicações na nuvem. Existem desde as opções mais simples, até programas mais completos. Normalmente oferecem demonstrações gratuitas para que possa testar facilmente se são adequadas para a sua oficina. Têm uma vasta gama de opções em: compra e venda, ordens de reparação e de trabalhos, faturação e contabilidade, consulta prévia, gestão de stocks, relatórios e análises. Graças à automatização e integração deste software irá evitar erros e otimizar o tempo. Por exemplo, uma nota de encomenda será enviada de acordo com a reparação a ser efetuada, evitando assim atrasos em peças, tempos de paragem ou perdas excessivas em trabalhos administrativos.

Cálculos operacionais e tempos Programados
Para calcular convenientemente as operações que realiza na sua oficina e para conhecer a sua margem de lucro, deve ter em conta os seguintes indicadores:
Custo por hora: conceito que inclui todas as despesas de oficina (gestão, pessoal administrativo, seguros, limpeza, manutenção, despesas gerais, amortização, etc.) dividido pelo número de horas de funcionamento.

Mão de obra / Taxa horária: é calculada por hora de trabalho investida em cada reparação. Cada oficina estabelece a sua própria. Num local visível da oficina e tendo em vista o público, deve existir uma lista de tarifas que inclua os preços horários de cada serviço.

Custo dos sobressalentes: um conceito que é acrescentado à mão de obra para calcular o orçamento, incluindo uma margem bem calculada e consistente. Por vezes, é possível ter custos excessivos nas operações, no caso de entregas urgentes ou de prioridade máxima. Se for esse o caso, o cliente deve ser informado do preço adicional, tendo em conta que se a oficina não cumprir os prazos e condições acordados, este suplemento não poderá ser aplicado. No caso de um cliente não levantar o seu veículo no dia indicado, a oficina pode aplicar uma sobretaxa, mas o cliente deve ser sempre informado com antecedência.Com todos estes indicadores pode definir um custo/hora esperado da oficina, que precisa ser comparado com o custo/hora real. Da relação entre o custo/hora real e o previsto podem derivar estas situações: se o custo/hora real for superior, a margem de lucro será inferior; se for semelhante, os custos e preços podem ser mantidos e se for inferior, a margem de lucro será superior.
Outro parâmetro importante a ter em conta é manter uma boa organização na programação da oficina, de modo a evitar tempos de paragem. Assim melhora-se a produtividade, bem como a otimização da margem de lucro. Para isso, basta saber o tempo que se vai investir em cada reparação. O planeamento de um horário adequado e flexível irá ajudá-lo a encaixar tudo como um relógio e evitar tempo improdutivo, mesmo que apareçam avarias adicionais. Da mesma forma, quando renova as suas máquinas e equipamentos consegue desenvolver um trabalho mais eficiente, uma vez que garante uma poupança de tempo, algo que também influenciará, no futuro, a melhoria das suas margens. Resumindo, uma boa gestão do trabalho, onde elimine a improdutividade, analisa os custos em detalhe e faz um bom calendário das suas operações, permitir-lhe-á melhorar a eficiência e a produtividade ao mesmo tempo que aumenta as suas margens de lucro.

Financiamento, capital circulante
Um conceito chave para o seu negócio. Para o compreender corretamente, a primeira coisa a fazer é saber quais são os ativos e passivos correntes: O ativo circulante é tudo o que lhe pode dar liquidez e tudo o que lhe é “devido”: stock que tem no armazém, créditos e contas a receber, investimentos a curto prazo e tesouraria (dinheiro em bancos ou em caixa). O passivo corrente é o oposto, ou seja, o que se deve ao resto: créditos de fornecedores, dívidas a curto prazo e outros tipos de financiamento pendentes de amortização. O que é, então, o capital circulante? O capital circulante é constituído pelos recursos financeiros necessários para realizar as suas atividades comerciais, ou seja, todas as suas operações diárias. Esta é a fórmula para o seu cálculo: Capital Circulante = Stock + Tesouraria + Contas por receber – Contas por pagar. A forma como gere o seu capital circulante é fundamental para evitar o desperdício de dinheiro. No entanto, há situações em que o nível de fundo de maneio é insuficiente e pode ser forçado a procurar financiamento para continuar com as suas operações diárias.
A negociação financeira com os seus fornecedores é outro ponto importante a considerar. A relação que têm é vital, só se pensarem neles como parceiros é que poderão levar a bom termo essa negociação. Ter um fornecedor fiável é melhor do que trabalhar com vários fornecedores sem uma relação estreita. A parceria com um fornecedor que partilha os valores da sua oficina permitir-lhe-á aumentar os níveis de serviço e os benefícios de acesso. Se é também um fornecedor que está imerso em processos de renovação e inovação, irá dar valor acrescentado ao seu negócio.

O que acontece quando o cliente traz a peça?

Saiba a resposta a esta questão e a outras questões na edição impressa do Jornal das Oficinas de dezembro 2024/janeiro 2025, aqui.